Statuts de l’Association

Article 1er – Constitution

Il est créé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901, modifiée par la loi du 20 juillet 1971, et le décret du 16 août 1901, dont les statuts ont été adoptés par décision prise en assemblée générale constituante en date du 24 août 2014.

Article 2 – Dénomination

L’association a pour dénomination “HackYourPhD”, et pour sigle HYPhD.

Article 3 – Objet

L’association a pour objet de promouvoir l’Open Science (ou Science Ouverte) auprès d’étudiants (masters, doctorants, etc.), de jeunes chercheurs (post-doctorants, vacataires, etc.), de chercheurs, mais aussi de non professionnels de la recherche (designers, entrepreneurs et tous citoyens).
La Science Ouverte ou Open Science se définit comme un ensemble de nouvelles pratiques de recherche basée sur plus de transparence, d’ouverture tout au long du processus de recherche.

Elle est intimement liée à l’évolution des pratiques permises par les Technologie de l’Information et de la Communication.
Le but de HackYourPhD est de faire connaître le mouvement de la Science Ouverte et ses évolutions, notamment en réalisant une veille sur son actualité, en créant et en éditant un contenu relatif à ce sujet, en organisant différents évènements pour encourager sa pratique, et en faisant émerger de nouveaux projets. L’association se propose d’atteindre ses objectifs, notamment par :

1) La veille collaborative sur les actualités concernant l’Open Science et leur diffusion sur différents canaux de communication numérique ;
2) La création et production de ressources originales concernant l’Open Science à but pédagogique pour faire comprendre ces nouvelles pratiques (Guide pratique, interview des acteurs du domaine, compte-rendu de conférences, …) ;

3) L’élaboration d’un réseau d’acteurs professionnels et non professionnels intéressés par ces questions et la mise en relation des profils complémentaires en vue de la création de projets pour l’Open Science. Egalement, l’association créera des antennes locales dans différentes villes de France ou ailleurs dans le monde.
4) L’organisation et/ou participation à différents types d’événements en vue de, notamment :

  • promouvoir l’Open Science ;
  • travailler collaborativement à la compréhension de l’Open Science.

5) La sensibilisation des acteurs de la recherche et de l’innovation à la Science ouverte, notamment par le biais de :

  • séminaire d’introduction à l’Open Science ;
  • séminaire de travail pour élaborer collectivement des outils et des méthodologies ouverts à proposer au monde de la recherche publique et privée ou à tout néophyte intéressé ;
  • séminaire pour promouvoir la recherche ouverte, notamment grâce aux outils et pratiques ouverts.

6) Le travail sur des projets de recherche connexes avec l’Open Science tels que l’économie collaborative ou la thématique des biens communs.

Article 4 – Siège social

Le siège social est fixé ausiège sociale
Il pourra être transféré en tous lieux sur tout le territoire national par simple décision du conseil d’administration.

Article 5 – Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

Article 6 – Membres

1) Catégories

L’association se compose de membres fondateurs, membres adhérents, membres bienfaiteurs, membres d’honneur et des membres du conseil scientifique.

  • Sont membres fondateurs les personnes physiques qui ont pris l’initiative de la création de la présente association, à savoir : Madame Célya Gruson-Daniel et Monsieur Guillaume Dumas.
  • Sont membres adhérents, les personnes, physiques ou morales, qui adhérent à l’association dans les conditions fixées par l’assemblée générale ordinaire.
  • Sont membres bienfaiteurs les personnes morales qui contribuent pécuniairement ou en mettant des ressources matérielles et/ou immatérielles à disposition de l’association pour la réalisation de l’association et adhérant aux principes énoncés dans l’objet de l’association. Les membres bienfaiteurs sont désignés par décision du bureau après la signature d’un accord de partenariat entre les membres bienfaiteurs et l’association.
  • Sont membres d’honneur, les anciens membres ayant contribué de façon remarquable à la réalisation de l’objet social de l’association. Le conseil d’administration soumet à l’Assemblée Générale, réunie en assemblée ordinaire, une liste de noms. Les membres de l’Assemblée Générale disposent de la possibilité de proposer un ou plusieurs noms. La qualité de membre d’honneurs est accordée après un vote à la majorité simple.
  • Sont membres du conseil scientifique, les personnes physiques orientant la politique scientifique et les contributions éditoriales de l’association. Les membres du conseil scientifique sont proposés par les membres fondateurs ou le conseil d’administration et sont élus à la majorité simple lors de l’assemblée générale ordinaire. Leur statut est maintenu pour une période de trois ans, ils sont renouvelés par tiers tous les ans. Ils sont rééligibles et leur nombre ne pourra excéder 6. Ils constituent un conseil d’experts multi-disciplinaires et donnent leur avis sur l’orientation scientifique et la portée des activités de l’association. Leur avis est sollicité par le conseil d’administration, au minimum une fois par an, ils délivrent leur rapport individuellement, sans qu’il soit nécessaire qu’ils se réunissent. Leur avis est consultatif.

Seuls les membres majeurs peuvent faire partie des différents conseils de l’association.

2) Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd par :

  • La démission notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au président de l’association mais envoyée au siège de l’association ;
  • Le décès ou la disparition du membre ;
  • La dissolution, pour quelque cause que ce soit, des personnes morales, ou leur déclaration en état de redressement ou liquidation judiciaire ;

La disparition de l’une quelconque des conditions nécessaires à l’acquisition de la qualité de membre ;

  • La radiation automatique pour non-paiement de la cotisation annuelle ;
  • L’exclusion prononcée par le bureau pour motifs graves, l’intéressé ayant été préalablement invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau ou par écrit ;
  • Les membres du conseil scientifique peuvent être radiés dans l’hypothèse d’un silence répété aux sollicitations du bureau.

Article 7 – Ressources

Les ressources de l’association se composent :

  • Des cotisations des seuls membres adhérents ; les autres membres étant dispensés du versement d’une cotisation ;
  • Des subventions de l’Etat, des régions, des départements, des communes, et de leurs établissements publics ;
  • Des dons manuels, et des dons des établissements d’utilité publique ;
  • Des recettes provenant de biens vendus, ou de prestations fournies par l’association ;
  • Des revenus de biens de valeurs de toute nature appartenant à l’association ;
  • Des ressources tirées du mécénat (Loi du 1er août 2003 sur le mécénat) ;
  • De toutes ressources autorisées par la loi, la jurisprudence, et les réponses ministérielles.

Article 8 – Assemblées générales

1) Dispositions communes

Les membres adhérents de l’association participent aux votes.
Les assemblées générales sont convoquées par le secrétaire par tout moyen écrit (y compris courriel) au moins 15 jours à l’avance. La convocation contient l’ordre du jour fixé par le conseil d’administration. Quand les assemblées générales sont convoquées à l’initiative d’un quart de tous les membres confondus, ceux-ci peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix.
Le président, assisté des membres du conseil d’administration, préside les assemblées générales, il présente les questions à l’ordre du jour, et conduit les débats. En cas d’empêchement du président, il se fait suppléer par le vice-président ou à défaut, par un administrateur choisi par vote du conseil d’administration. Avant l’ouverture de l’assemblée, un secrétaire de séance est choisi au sein du conseil d’administration et rédige le procès verbal de l’assemblée générale.
Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour.
Tout membre empêché peut se faire représenter par tout membre muni d’un pouvoir spécial à cet effet ;
Le nombre de pouvoirs détenus par un seul membre est limité à deux. Les pouvoirs en blanc retournés au siège social sont attribués au président, et utilisés dans le sens de l’adoption des résolutions approuvées par l’assemblée générale.
Le vote par correspondance est interdit.
Les assemblées générales peuvent inviter et entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations. Chaque fois qu’un vote est nécessaire, celui-ci est effectué à main levée, si plus de la moitié des votants en expriment le souhait, le vote pourra s’effectuer à bulletin secret.

Il est tenu procès-verbal des délibérations et résolutions des assemblées générales. Les procès-verbaux sont établis sans blanc ni rature, et signés par le président et le secrétaire de séance ; ils sont retranscrits dans l’ordre chronologique, sur le registre des délibérations de l’association coté et paraphé par le président.

2) Assemblées générales ordinaires

2.1) Pouvoirs

L’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an.
L’assemblée générale ordinaire entend le bilan moral présenté par le président et les comptes annuels (bilan financier, budget prévisionnel) présentés par le trésorier. En cas d’empêchement du trésorier, il se fait suppléer par le vice-trésorier ou à défaut, par un administrateur choisi par vote du conseil d’administration.
Les bilans moraux et financiers de l’exercice clos sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire puis celle-ci vote le budget prévisionnel.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil d’administration.

2.2) Quorum et majorité

L’assemblée générale ordinaire peut valablement délibérer, dès lors que la moitié de tous les membres disposant du droit de vote est présente ou est représentée.
Les décisions sont prises à la majorité simple des votants.
S’agissant de la possibilité de verser une rémunération aux membres, les décisions doivent être prises à la majorité des 2/3 des votants.

3) Assemblées générales extraordinaires

3.1) Pouvoirs

L’assemblée générale extraordinaire a compétence pour procéder à la modification des statuts, à la dissolution de l’association et à la dévolution de ses biens, et à la fusion ou transformation de l’association. D’une façon générale, elle a compétence pour prendre toutes décisions de nature à mettre en cause son existence ou à porter atteinte à son objet essentiel.

Elle est convoquée chaque fois que nécessaire par demande du conseil d’administration ou de plus de 25% des membres en effectuant la demande par lettre recommandée avec accusé de réception auprès du conseil d’administration. Ce dernier dispose d’un délai de 2 mois pour convoquer une Assemblée Générale selon les modalités du présent article.

3.2) Quorum et majorité

L’assemblée générale extraordinaire peut valablement délibérer, dès lors qu’un tiers des membres sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité simple des votants.

Article 9 – Conseil d’administration

1) Rôle

L’association est dirigée par un conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux ans par l’assemblée générale. Le conseil d’administration est dépositaire du mandat que lui donne l’assemblée générale afin de mettre en œuvre l’objet moral de l’association pour la durée de l’exercice. Le conseil d’administration est composé au minimum de 4 membres et au maximum de 12 membres. Le conseil d’administration est renouvelé par moitié chaque année (la première année, arrondie au chiffre inférieur, avec désignation par tirage au sort).

Suite au vote de l’assemblée générale, le nouveau conseil d’administration élit en son sein les membres du bureau. En cas d’égalité des voix, la voix du président sortant est prépondérante.
En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés. Le conseil d’administration a tous les pouvoirs que la loi ou les statuts ne réservent pas à l’assemblée générale.

2) Fonctionnement

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre sur convocation du secrétaire. La convocation peut être faite par tous moyens écrits (y compris courriel), mais au moins 15 jours à l’avance.
Pour être valable, une réunion du conseil d’administration ne peut se tenir que si la moitié de ses administrateurs sont présents ou représentés.
Si la convocation le précise, une réunion du conseil d’administration pourra avoir lieu par télé-conférence, cependant une réunion physique au minimum doit avoir lieu par an.
Chaque administrateur dispose d’une voix. Un administrateur ne peut être représenté que par un autre administrateur. Chaque administrateur ne peut être porteur de plus d’un mandat.
L’ordre du jour est établi par le président. L’ordre du jour peut prendre en compte une proposition faite par un membre adhérent ou par un membre du conseil scientifique. Les points soulevés par un membre du conseil d’administration qui ne sont pas inscrits à l’ordre du jour pourront faire l’objet d’un vote.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Il est tenu procès-verbal des réunions du conseil d’administration. Les procès-verbaux sont signés par le président et un autre membre du bureau, ils sont conservés dans les registres de l’association.

Article 10 – Bureau

1) Composition

Le bureau de l’association est composé des membres suivants :

  • Un président et éventuellement un vice-président ;
  • Un trésorier et éventuellement un vice-trésorier ;
  • Un secrétaire.

2) Pouvoirs

Le bureau est l’instance exécutive du conseil d’administration.
Le Président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il a, notamment, qualité pour ester en justice au nom de l’association. Le président est dépositaire de la signature et peut seul engager des dépenses au nom de l’association. Il ne peut aliéner les valeurs constituant le fonds de réserve qu’avec l’autorisation du conseil d’administration. Avec l’autorisation du conseil d’administration, il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à un autre administrateur.
Le Trésorier est chargé de tenir ou faire tenir sous son contrôle la comptabilité de l’association. Il reçoit sous la surveillance du président, toutes sommes dues à l’association. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations par lui effectuées et rend compte à l’assemblée générale annuelle qui approuve sa gestion.
Le Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il tient le registre spécial prévu par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du Décret du 16 août 1901. Il assure l’exécution des formalités prescrites par les dits articles.

Article 11 – Exercice social

L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre. A titre exceptionnel, le premier exercice social commencera le jour de la publication de l’association au Journal Officiel, pour finir le 31 décembre 2014.

Article 12 – Dissolution

La dissolution de l’association est proposée par le bureau à l’assemblée générale extraordinaire.
En cas de dissolution, l’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation. A la clôture des opérations de liquidation, elle prononce la dévolution de l’actif net conformément aux dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

Article 13 – Règlement intérieur

Un règlement intérieur, élaboré par le président de l’association et approuvé par le conseil d’administration, précise et complète, en tant que de besoin, les dispositions statutaires relatives au fonctionnement de l’association.
L’adhésion aux statuts emporte de plein droit adhésion au règlement intérieur.

Article 14 – Formalités

Toutes modifications des statuts seront déclarées dans les trois mois à préfecture et seront inscrites sur le registre spécial prévu dans le cadre des dispositions légales.
À cet effet, le président remplira les formalités de déclaration et de publication prescrites par la loi.
Tous pouvoirs sont conférés à cet effet au porteur d’un original des présentes.

Statuts approuvés par l’assemblée générale constitutive réunie spécialement à cet effet en date du 24 août 2014. Fait en 4 originaux, dont 1 pour être déposé à la préfecture de police de Paris et 3 pour être conservés au siège social de l’association.

 


Un grand remerciement à Jonathan Keller pour sa précieuse aide dans la rédaction de ces statuts.